پرامپت‌های تجاری و کسب‌وکار

من قصد دارم یک جلسه [مدت زمان]-دقیقه‌ای درباره [موضوع] با حضور [شرکت‌کنندگان] برگزار کنم و تا پایان جلسه باید درباره [تصمیم مورد نظر] تصمیم‌گیری کنیم. پیش‌نویس دستور جلسه را آماده کنید: هر بخش با مدت زمان، مسئول پیگیری و پرسشی که باید پاسخ داده شود، به‌همراه منابعی که افراد باید از قبل مطالعه کنند.

یادداشت‌های اولیه من از جلسه امروز این موارد هستند: [یادداشت‌ها را جای‌گذاری کنید]. تمام تصمیمات و وظایف مشخص‌شده را استخراج کنید. موارد اقدام را در جدولی با ستون‌های کار، مسئول و مهلت انجام نمایش دهید؛ موارد نامشخص را تعیین کنید و یک خلاصه سه‌خطی برای غایبان جلسه اضافه نمایید.

تنها با استفاده از داده‌های زیر، [کسب‌وکار یا پروژه] را به نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها دسته‌بندی کن (هر نکته در یک سطر): [داده‌های مربوط به مشتریان، رقبا، تیم و امور مالی را اینجا قرار دهید]. در پایان، دو اقدام پیشنهاد کن که یکی از نقاط قوت ما را در برابر یک تهدید به کار بگیرد.

به من کمک کن چارچوب یک طرح کسب‌وکار (بیزینس پلن) را برای [ایده کسب‌وکار] در [موقعیت مکانی] آماده کنم. عناوین بخش‌ها را بساز و زیر هر بخش، سؤالاتی که باید پاسخ دهم و ارقامی که خودم باید پیدا کنم را فهرست کن. از ارقام تخیلی بازار استفاده نکن.

مشتری این پیام اعتراضی را ارسال کرده است: [متن پیام]. آنچه از سمت ما اتفاق افتاده این است: [حقایق ماجرا]. متنی برای پاسخ آماده کن که بابت مشکل پیش‌آمده عذرخواهی کند، بدون مقصر جلوه دادن مشتری توضیح مختصری بدهد، [جبران خسارت/راه‌حل] را پیشنهاد دهد و گام بعدی روشنی پیش پای او بگذارد.

یک پیام کوتاه بنویس تا همراه با پیش‌فاکتور [پروژه] برای [مشتری] ارسال شود. خلاصه‌ای از موارد شامل قرارداد، موارد خارج از تعهد، بازه زمانی [بازه زمانی] و مدت اعتبار این پیشنهاد را بیاور. لحن پیام مطمئن و کارگشا باشد، نه شبیه متون صرفاً تبلیغاتی.

در حال مذاکره بر سر [موضوع] با [طرف مقابل] هستم. هدف من [هدف]، حد نهایی من برای ترک میز مذاکره [کف درخواست]، و تصور می‌کنم دغدغه آن‌ها [منافع آن‌ها] باشد. استدلال‌هایی که هر طرف ممکن است مطرح کند، سه گزینه‌ای که برای هر دو طرف قابل قبول باشد، و عباراتی برای مواقعی که نیاز به زمان برای فکر کردن دارم را فهرست کن.

مفهوم [اصطلاح مالی، مانند جریان وجوه نقد یا سود ناخالص] را به زبانی ساده برای صاحب یک کسب‌وکار کوچک و بدون سابقه حسابداری توضیح بده. یک مثال کاربردی با اعداد فرضی ساده بیاور (مشخص کن اعداد فرضی هستند) و بگو چرا این مفهوم در تصمیم‌گیری‌های روزمره اهمیت دارد.

پروژه [پروژه] را برای تیمی [تعداد اعضای تیم] نفره با ضرب‌الاجل [تاریخ] به مایلستون‌های مجزا بشکن. برای هر مایلستون، خروجی نهایی، وظایف اصلی، وابستگی‌ها و مدت زمان تقریبی را مشخص کن. مراحلی را که بیشترین احتمال ایجاد تأخیر را دارند برجسته کن.

یک یادداشت (ممو) یک‌صفحه‌ای بنویس تا به [تصمیم‌گیرنده] در انتخاب بین [گزینه الف] و [گزینه ب] کمک کند. از این اطلاعات استفاده کن: [داده‌ها]. ساختار متن شامل زمینه و پیشینه، گزینه‌ها با مزایا و معایب، ریسک‌ها، پیشنهاد نهایی و مواردی باشد که می‌تواند این پیشنهاد را تغییر دهد.

این شرح فرآیند [وظیفه/کار] را به یک دستورالعمل استاندارد کاری (SOP) تبدیل کن: [شرح فرآیند]. شامل هدف، فرد مسئول، پیش‌نیازها، مراحل شماره‌گذاری‌شده، اشتباهات متداول و نحوه بررسی درستی انجام کار باشد.

این‌ها سؤالاتی است که مشتریان مرتباً از ما می‌پرسند: [متن سؤالات]. این هم اطلاعات ما درباره [محصولات، ارسال و قوانین]: [داده‌ها]. یک بخش سؤالات متداول کوتاه با پاسخ‌های شفاف بنویس. هر جا اطلاعات کافی برای پاسخی وجود ندارد، به‌جای حدس زدن عبارت «نیاز به پاسخ» را ثبت کن.

یک متن یادآوری محترمانه پرداخت برای [مشتری] درباره فاکتور شماره [شماره فاکتور] به مبلغ [مبلغ] که موعد آن در تاریخ [تاریخ] بوده بنویس. این یادآوری شماره [۱، ۲ یا ۳] است، بنابراین لحن و قاطعیت متن را متناسب با آن تنظیم کن. روش پرداخت و اطلاعات تماس برای پیگیری را قید کن.

این استعلام قیمت‌های تأمین‌کنندگان برای [کالا یا خدمت] را مقایسه کن: [متن استعلام‌ها]. آن‌ها را در جدولی شامل قیمت، زمان تحویل، حداقل سفارش، شرایط پرداخت و هر نکته خاص در بندهای قرارداد قرار بده. سپس سؤالاتی را فهرست کن که باید قبل از انتخاب نهایی از هر تأمین‌کننده بپرسم.

یک تصویر از وایت‌برد جلسه برنامه‌ریزی درباره [موضوع] را ضمیمه کرده‌ام. هر آنچه خواناست را تایپ کن، آن را بر اساس موضوعات، تصمیمات و پرسش‌های بی‌پاسخ دسته‌بندی کن، و کلماتی را که درباره‌شان مطمئن نیستی با یک علامت سؤال مشخص کن.

یک برنامه هفته اول برای نیروی جدید در نقش [عنوان شغلی] که به [نوع کسب‌وکار] ما می‌پیوندد تدوین کن. شامل کارهایی که باید پیش از روز اول آماده شوند، برنامه روزبه‌روز، افرادی که باید با آن‌ها دیدار کند، و سه کار کوچک که بتواند سریعاً انجام دهد تا احساس موثر بودن داشته باشد.

یک خلاصه مدیریتی در حدود [تعداد] کلمه برای گزارش زیر بنویس. ابتدا نتیجه‌گیری اصلی، سپس سه نکته پشتیبان مهم، پیشنهاد نهایی و انتظاری که از خواننده داریم را بیاور. تنها از اطلاعات موجود در گزارش استفاده کن: [متن گزارش]

طرح ما برای [پروژه] را بخوان: [متن طرح]. چه مواردی ممکن است اشتباه پیش برود؟ ریسک‌ها را بر اساس میزان احتمال و شدت آسیب اولویت‌بندی کن، نشانه‌های هشداردهنده و یک راهکار برای کاهش هر ریسک پیشنهاد بده، و فهرست را با مواردی آغاز کن که می‌توانیم همین هفته رویشان اقدام کنیم.

یک معرفی (pitch) دو دقیقه‌ای از [کسب‌وکار] برای [مخاطب، مثلاً بانک محلی یا سرمایه‌گذار] بنویسید. به مسئله، راه‌حل ما، پرداخت‌کننده، چرایی اکنون و درخواست ما بپردازید: [درخواست]. فقط از این داده‌ها استفاده کنید: [اطلاعات واقعی]، و جاهایی که نیاز به عدد است جای خالی بگذارید.

یک نظرسنجی مشتریان حداکثر با [تعداد] سؤال بنویسید تا [هدف، مثلاً دلیل عدم بازگشت مشتریان] را بفهمیم. سؤالات امتیازی را با دو سؤال باز ترکیب کنید، از عبارت‌های سوگیرانه پرهیز کنید، و توضیح دهید هر سؤال به چه تصمیمی کمک خواهد کرد.