ব্যবসায়িক প্রম্পট

আমি [উপস্থিত ব্যক্তি]-দের সাথে [বিষয়]-এর ওপর একটি [সময়কাল]-মিনিটের মিটিং পরিচালনা করছি এবং শেষে আমাদের অবশ্যই [সিদ্ধান্ত] চূড়ান্ত করতে হবে। এজেন্ডা তৈরি করুন: সময় বরাদ্দসহ প্রতিটি বিষয়, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং কোন প্রশ্নের সমাধান হবে, সাথে আগে থেকে পড়ার মতো কোনো প্রয়োজনীয় তথ্য।

আজকের মিটিংয়ের প্রাথমিক নোট নিচে দেওয়া হলো: [নোট পেস্ট করুন]। প্রতিটি সিদ্ধান্ত ও অ্যাকশন আইটেম আলাদা করুন। অ্যাকশন আইটেমগুলো কাজ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং জমা দেওয়ার তারিখসহ একটি টেবিলে দেখান, মিসিং থাকা তথ্য অজানা হিসেবে চিহ্নিত করুন এবং যারা উপস্থিত ছিলেন না তাদের জন্য তিন লাইনের একটি সারসংক্ষেপ দিন।

নিচের তথ্যগুলো ব্যবহার করে [ব্যবসা বা প্রকল্প]-এর শক্তি, দুর্বলতা, সুযোগ ও ঝুঁকি (SWOT) আলাদা করুন, প্রতি লাইনে একটি করে পয়েন্ট লিখুন: [গ্রাহক, প্রতিযোগী, টিম ও অর্থসংক্রান্ত তথ্য পেস্ট করুন]। সবশেষে দুটি পদক্ষেপ উল্লেখ করুন যার মাধ্যমে আমাদের একটি শক্তিকে কোনো ঝুঁকির বিরুদ্ধে কাজে লাগানো যায়।

[স্থান]-এ [ব্যবসার আইডিয়া]-এর জন্য একটি বিজনেস প্ল্যানের রূপরেখা তৈরি করতে সাহায্য করুন। বিভিন্ন সেকশনের শিরোনাম তৈরি করুন এবং প্রতিটির নিচে যে প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে হবে এবং যে সংখ্যাগুলো আমাকে নিজে খুঁজে বের করতে হবে তা উল্লেখ করুন। কাল্পনিক কোনো বাজার পরিসংখ্যান যোগ করবেন না।

একজন গ্রাহক এই অভিযোগটি করেছেন: [মেসেজ পেস্ট করুন]। আমাদের দিক থেকে যা ঘটেছে তা হলো: [তথ্য]। এমন একটি উত্তরের খসড়া লিখুন যাতে সমস্যার জন্য ক্ষমা চাওয়া হবে, গ্রাহককে দোষারোপ না করে সংক্ষেপে ব্যাখ্যা থাকবে, [সমাধান/ক্ষতিপূরণ] প্রস্তাব থাকবে এবং পরবর্তী পদক্ষেপ স্পষ্টভাবে বলা থাকবে।

[প্রকল্প]-এর জন্য [ক্লায়েন্ট]-কে পাঠানো কোটেশনের সাথে দেওয়ার মতো একটি সংক্ষিপ্ত কভার মেসেজ লিখুন। কী কী অন্তর্ভুক্ত আছে, কী নেই, সময়সীমা [সময়সীমা] এবং অফারটি কতদিন কার্যকর থাকবে তা সংক্ষেপে তুলে ধরুন। সুরটি যেন আত্মবিশ্বাসী ও সহযোগিতাপূর্ণ হয়, অতিরিক্ত বিজ্ঞাপনী যেন না শোনায়।

আমি [অন্য পক্ষ]-এর সাথে [বিষয়]-টি নিয়ে নেগোসিয়েশন করছি। আমার লক্ষ্য হলো [লক্ষ্য], আমার সর্বোচ্চ সীমা হলো [যেখানে আলোচনা ত্যাগ করব], এবং আমার মনে হয় তাদের আগ্রহ [তাদের স্বার্থ]-এ। উভয় পক্ষ কী যুক্তি ব্যবহার করতে পারে, দুজনের জন্যই উপযোগী ৩টি বিকল্প এবং ভাবার সময় নেওয়ার জন্য আমি যে কথাগুলো বলতে পারি তার তালিকা দিন।

অ্যাকাউন্টিংয়ের পটভূমি নেই এমন একজন ছোট ব্যবসার মালিকের কাছে [ফাইন্যান্সের পরিভাষা, যেমন: ক্যাশ ফ্লো বা গ্রস মার্জিন] সহজ ভাষায় ব্যাখ্যা করুন। উদাহরণ হিসেবে চিহ্নিত সহজ কাল্পনিক সংখ্যা দিয়ে একটি সমাধান করা উদাহরণ দিন এবং দৈনন্দিন সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে এই বিষয়টি কেন গুরুত্বপূর্ণ তা বুঝিয়ে বলুন।

[তারিখ]-এর ডেডলাইন মাথায় রেখে [টিমের আকার] জনের একটি দলের জন্য [প্রজেক্ট]-কে কয়েকটি মাইলস্টোনে ভাগ করুন। প্রতিটি মাইলস্টোনের জন্য ডেলিভারেবল, মূল কাজ, পরস্পরের ওপর নির্ভরশীলতা এবং আনুমানিক সময় উল্লেখ করুন। যেসব ধাপের কারণে দেরি হওয়ার আশঙ্কা সবচেয়ে বেশি, সেগুলো চিহ্নিত করুন।

[সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী]-কে [বিকল্প ক] এবং [বিকল্প খ]-এর মধ্যে বাছাই করতে সাহায্য করার জন্য এক পাতার একটি মেমো লিখুন। এই তথ্যগুলো ব্যবহার করুন: [তথ্য]। এটিকে পটভূমি, সুবিধা-অসুবিধাসহ বিকল্পসমূহ, ঝুঁকি, সুপারিশ এবং কী ঘটলে এই সুপারিশ পরিবর্তন হতে পারে—এভাবে সাজান।

আমরা কীভাবে [কাজ]-টি করি তার এই বিবরণটিকে একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং প্রসিডিউরে (SOP) রূপান্তর করুন: [বিবরণ পেস্ট করুন]। এর উদ্দেশ্য, কে করবে, কী প্রয়োজন, ধারাবাহিক ধাপ, সাধারণ ভুলসমূহ এবং কাজটি সঠিকভাবে হয়েছে কি না তা কীভাবে যাচাই করতে হবে তা অন্তর্ভুক্ত করুন।

গ্রাহকরা প্রায়ই আমাদের যেসব প্রশ্ন করেন তা এখানে দেওয়া হলো: [প্রশ্ন পেস্ট করুন]। এবং আমাদের [পণ্য, ডেলিভারি ও নীতিমালা] সম্পর্কিত তথ্য এখানে রয়েছে: [তথ্য পেস্ট করুন]। স্পষ্ট উত্তরসহ একটি সংক্ষিপ্ত FAQ লিখুন। যে প্রশ্নগুলোর উত্তর তথ্যে নেই, সেখানে অনুমান না করে NEEDS ANSWER লিখুন।

[ক্লায়েন্ট]-এর কাছে [পরিমাণ] টাকার [নম্বর] ইনভয়েসের জন্য একটি ভদ্র পেমেন্ট রিমাইন্ডার লিখুন, যার শেষ সময় ছিল [তারিখ]। এটি [১, ২ বা ৩] নম্বর রিমাইন্ডার, তাই সেই অনুযায়ী কথার গুরুত্ব বা কঠোরতা নির্ধারণ করুন। পেমেন্ট করার পদ্ধতি এবং যেকোনো প্রশ্নের জন্য যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।

[পণ্য বা সেবা]-এর জন্য এই সাপ্লায়ারদের কোটেশনগুলো তুলনা করুন: [কোটেশন পেস্ট করুন]। দাম, ডেলিভারির সময়, ন্যূনতম অর্ডার, পেমেন্টের শর্তাবলী এবং অতিরিক্ত শর্তে অস্বাভাবিক কিছু থাকলে তা একটি টেবিলে সাজান। তারপর চূড়ান্ত করার আগে প্রতিটি সাপ্লায়ারকে আমার কী কী প্রশ্ন করা উচিত তার তালিকা দিন।

[বিষয়] নিয়ে আমাদের প্ল্যানিং সেশনের একটি হোয়াইটবোর্ডের ছবি আমি যুক্ত করেছি। যা পড়তে পারছেন তা টাইপ করুন, বিষয়, সিদ্ধান্ত এবং অমীমাংসিত প্রশ্নে সাজান, আর যেসব শব্দ নিয়ে আপনি নিশ্চিত নন সেগুলোতে প্রশ্নবোধক চিহ্ন দিন।

আমাদের [ব্যবসার ধরন]-এ যুক্ত হওয়া নতুন একজন [পদবী]-র জন্য প্রথম সপ্তাহের একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন। প্রথম দিনের আগেই কী প্রস্তুত রাখতে হবে, প্রতিদিনের রুটিন, কার কার সাথে দেখা করা উচিত এবং শুরুতেই কার্যকর বোধ করার জন্য তিনটি ছোট কাজ যা তারা শেষ করতে পারে তা অন্তর্ভুক্ত করুন।

নিচের রিপোর্টের জন্য প্রায় [সংখ্যা] শব্দের একটি এক্সিকিউটিভ সামারি লিখুন। মূল প্রাপ্তি দিয়ে শুরু করুন, এরপর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তিনটি সহায়ক বিষয়, সুপারিশ এবং পাঠকের কাছ থেকে আমাদের কী প্রয়োজন তা উল্লেখ করুন। কেবল রিপোর্টের তথ্য ব্যবহার করুন: [রিপোর্ট পেস্ট করুন]

[প্রজেক্ট]-এর জন্য আমাদের পরিকল্পনাটি পড়ুন: [পরিকল্পনা পেস্ট করুন]। এখানে কী কী সমস্যা হতে পারে? ঝুঁকিগুলো কতটা সম্ভাব্য এবং কতটা ক্ষতিকর হতে পারে তার ভিত্তিতে সাজান, সতর্কতামূলক লক্ষণ এবং প্রতিটির প্রভাব কমানোর একটি উপায় দিন; আর যেগুলোর বিষয়ে আমরা এই সপ্তাহেই পদক্ষেপ নিতে পারি সেগুলো দিয়ে শুরু করুন।

[টার্গেট অডিয়েন্স, যেমন: স্থানীয় ব্যাংক বা বিনিয়োগকারী]-এর উদ্দেশ্যে [ব্যবসা]-এর জন্য একটি দুই মিনিটের পিচ লিখুন। এতে সমস্যা, আমাদের সমাধান, কারা অর্থ দেবে, কেন এখনই সঠিক সময় এবং আমাদের চাওয়া কী: [চাওয়া] তুলে ধরুন। কেবল এই তথ্যগুলো ব্যবহার করুন: [তথ্য], এবং যেখানে সংখ্যা প্রয়োজন সেখানে প্লেসহোল্ডার রাখুন।

[উদ্দেশ্য, যেমন: গ্রাহকরা কেন ফিরে আসছেন না] তা জানার জন্য সর্বোচ্চ [সংখ্যা]টি প্রশ্নের একটি গ্রাহক জরিপ তৈরি করুন। রেটিং প্রশ্নের সাথে দুটি উন্মুক্ত প্রশ্ন রাখুন, পক্ষপাতমূলক ভাষা এড়িয়ে চলুন এবং প্রতিটি প্রশ্ন আমাদের কী সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে তা ব্যাখ্যা করুন।