AI Viết email

Công cụ Viết Email giúp gì cho bạn

Hầu hết các email trở nên khó viết không phải vì độ dài mà vì giọng điệu: yêu cầu hoàn tiền sao cho không thô lỗ, giục thanh toán hóa đơn, từ chối đồng nghiệp hay xin lỗi khách hàng. Công cụ Viết Email sẽ soạn thảo toàn bộ thư cho bạn. Chỉ cần mô tả tình huống trong một hoặc hai câu, hoặc dán email bạn đã nhận, công cụ sẽ tạo tiêu đề, lời chào, phần nội dung rõ ràng với mỗi ý một đoạn, bước tiếp theo cụ thể và lời kết.

Công cụ chạy trên Llama 4 Maverick, một mô hình trọng số mở từ Meta, thông qua nhà cung cấp suy luận đám mây. Công cụ chỉ sử dụng các thông tin bạn cung cấp. Những thông tin còn thiếu như tên, ngày tháng, mã đơn hàng hoặc số tiền sẽ hiển thị dưới dạng trình giữ chỗ như [mã đơn hàng], đảm bảo không có chi tiết bịa đặt nào lọt vào thư bạn gửi.

Cách sử dụng

1. Mô tả tình huống: email gửi cho ai, điều gì đã xảy ra và bạn mong muốn điều gì. Để trả lời một thư, hãy dán thư đó vào ô và thêm một dòng về cách bạn muốn phản hồi.
2. Chọn loại email. Email mới, Trả lời email đã dán (tự động giải đáp từng câu hỏi trong thư gốc), hoặc Theo dõi / nhắc nhở cho thư chưa nhận được phản hồi.
3. Chọn giọng điệu: lịch sự, thân thiện, trang trọng, kiên quyết nhưng lịch sự, hoặc hối lỗi.
4. Đặt độ dài: ngắn (hai đến bốn câu), vừa (hai hoặc ba đoạn) hoặc chi tiết.
5. Nhấn Tạo. Thay thế các phần giữ chỗ, sau đó sao chép email vào ứng dụng thư của bạn. Tạo lại để có phiên bản khác, hoặc Tiếp tục trong đoạn chat để chỉnh sửa từng câu.

Mẹo để viết email nhận được phản hồi

• Nêu rõ kết quả bạn muốn. "Tôi muốn đổi sản phẩm chứ không hoàn tiền" hoặc "Tôi cần câu trả lời trước thứ Sáu" sẽ giúp email có yêu cầu rõ ràng.
• Bao gồm các sự kiện chính. Ngày tháng, số tiền và mã tham chiếu trong phần mô tả sẽ được đưa thẳng vào email thay vì để trống trong ngoặc vuông.
• Dùng giọng điệu kiên quyết nhưng lịch sự khi nhắc lại. Cách này vẫn giữ được sự nhã nhặn trong khi nêu rõ thời hạn và bước tiếp theo.
• Lời xin lỗi nên ngắn gọn. Giọng điệu hối lỗi sẽ nhận trách nhiệm một lần rồi chuyển ngay sang hướng khắc phục, điều này thường mang lại hiệu quả tốt hơn là xin lỗi nhiều lần.
• Đọc lại dưới góc nhìn người nhận. Trước khi gửi, hãy kiểm tra xem tên, ngày tháng và các cam kết đã chính xác chưa, và đảm bảo câu từ không lạnh lùng hơn ý bạn muốn truyền đạt.

Ví dụ

Tình huống: Yêu cầu chủ nhà sửa máy sưởi trong bếp, máy đã hỏng từ tuần trước. Tôi đã gọi một lần nhưng không ai nhấc máy.

Cài đặt: Email mới, kiên quyết nhưng lịch sự, ngắn.

Tiêu đề: Yêu cầu sửa máy sưởi nhà bếp

Kính gửi [tên chủ nhà],

Máy sưởi trong bếp tại [địa chỉ] đã ngừng hoạt động từ tuần trước. Tôi đã gọi vào ngày [ngày] nhưng chưa nhận được phản hồi. Nhờ bác/anh/chị sắp xếp thợ sửa chữa và báo lại giúp tôi trước ngày [ngày] xem khi nào thợ có thể qua được?

Cảm ơn bác/anh/chị, [tên của bạn]

Giới hạn và lưu ý khi dùng

• Bạn là người gửi thư. Hãy đọc kỹ mọi bản nháp trước khi gửi. Công cụ không nắm được mối quan hệ cụ thể của bạn với người nhận hay các quy định nội bộ của công ty.
• Vấn đề pháp lý và tiền bạc. Đối với các tranh chấp, hợp đồng hoặc khiếu nại chính thức, email có thể hỗ trợ bạn cách diễn đạt nhưng không phải là lời khuyên pháp lý.
• Không thể tự gửi email. Công cụ chỉ hỗ trợ soạn văn bản. Công cụ không có quyền truy cập vào hộp thư của bạn và không thể gửi, đọc hay lên lịch gửi thư.
• Thông tin riêng tư. Nội dung bạn dán sẽ đi qua máy chủ của chúng tôi đến nhà cung cấp mô hình để tạo bản nháp. Hãy dùng trình giữ chỗ cho dữ liệu nhạy cảm và điền chúng trong ứng dụng thư của bạn. Xem hướng dẫn về an toàn và quyền riêng tư AI của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp

Công cụ Viết Email có miễn phí không?

Có. Bạn không cần tạo tài khoản. Mỗi bản nháp sẽ tính một tin nhắn từ hạn mức miễn phí hàng ngày của bạn. Hạn mức này được dùng chung cho tính năng chat cùng tất cả các công cụ và sẽ được làm mới mỗi ngày.

Công cụ có thể viết email bằng các ngôn ngữ khác không?

Có. Hãy mô tả tình huống bằng ngôn ngữ của bạn và email sẽ được viết bằng chính ngôn ngữ đó, bao gồm cả dòng tiêu đề. Để viết bằng một ngôn ngữ khác, chỉ cần nêu rõ trong phần mô tả, ví dụ: "viết bằng tiếng Anh".

Tại sao lại có những từ nằm trong dấu ngoặc vuông?

Đó là các vị trí giữ chỗ cho những thông tin bạn chưa cung cấp. Hãy thay thế chúng trước khi gửi, hoặc bổ sung các chi tiết đó vào phần mô tả rồi tạo lại.

Công cụ có hỗ trợ viết email xin việc không?

Có, rất phù hợp cho các thư ngắn như email theo dõi sau buổi phỏng vấn. Đối với một thư xin việc (cover letter) hoàn chỉnh, hãy sử dụng khung chat hoặc xem hướng dẫn của chúng tôi về ứng dụng AI khi tìm việc.

Tôi có thể viết email trực tiếp trong đoạn hội thoại chat không?

Có. Mở câu lệnh viết email trong đoạn chat và tinh chỉnh bản nháp bằng các yêu cầu tiếp theo. Để kiểm tra lại email của chính bạn trước khi gửi, hãy dùng Công cụ Kiểm tra Ngữ pháp.